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デジタル化で課題解決

自社ではスキャニングできない
「サイズ」「量」「素材」の
対応も可能

製本された冊子 / 完成図書 / 大サイズの図面 / マイクロフィルム / マウントフィルム
レコード盤 / カセットテープ / VHS

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スキャニング作業の流れ

STEP01 紙原稿 STEP02 ナンバリング整理 STEP03 スキャニング STEP04 画像ファイル化+べリファイ入力 STEP05 納品

データエントリーは
べリファイ入力

大量の検索結果表や分析結果表、商品リストや各種スペック、
アンケート結果、登録カードや申込書用紙等のいわゆるフィールド形式は、
一般のオフィスでのExcel入力では期間、正確さの面から対応が困難。

弊社ではツータッチ連想方式で早く、かつべリファイにて正確にフィールド原稿を
入力します。
様々な規模の現場対応が可能ですので、事案ごとに最適な対応を提案いたします。

ベリファイ入力

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導入までの流れ

1 電子化を検討される概要のヒアリング 2 保管場所に伺い、実際の資料を拝見し、資料の状態と量、スキャニングに必要な対応を確認 3 作業時の搬入出のオペレーションや作業期間の確認 4 整理方法、データのファイル化や分類方法の確認 5 お見積のご提示

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導入事例

警備会社様

総務部の書類整理

引越しに伴い契約書及び稟議書を電子化

〈ニーズ〉
  • 引越しに際し総務に長年保管の契約書・稟議書を安易に検索できるようにしたい。
  • 働き方改革に取り組んでおり、“探す・移動する“といった無駄はできるだけ
    排除したい。
〈作業〉
  • 契約書や稟議書は通番号、件名、日付等が明記されているため、スキャン後のPDFファイル名として入力したことで、簡単に検索できる仕組みが提供できた。
  • 外にもスキャニングに手間取ったのは稟議書であった。稟議書の書式はA4定型だが、業者の見積書やカタログ、封筒や写真から図面まで…種々の添付書類がつきまとった。
〈効果〉
  • 総務部長より
    1. 稟議書は様々な部署が閲覧したり持ち出したりするので、時として行方不明になる。
    2. 「働き方改革」では総務部が音頭を取り部長である私が座長を務めている。正直なところ、立場上も今回の電子化については助かりました。
出版社様

月刊機関紙 電子化

Excelリストとスキャン画像のリンク

〈ニーズ〉
  • 発行当初からの機関紙を電子化して検索を容易にしたい。また、劣化防止も図りたい。
〈作業〉
  • 昭和初期から発刊の色あせた機関紙を解体せずにスキャニング。
  • 一方、Excelにてすべての冊子の属性(号数/発刊日/目次/索引)をリスト化した。
  • 作成したExcelリストとスキャン画像(PDF)との間にリンク設置を施した。
〈効果〉
  • リンクにより閲覧したい機関紙のExcel項目をクリックするだけで画像を呼び出せる。
運送会社様

社内報 電子化

OCR透明テキスト化

〈ニーズ〉
  • 長年にわたる膨大な社内報を電子化し、誌面の特定箇所を検索したい。
〈作業〉
  • ボロボロの社内報を解体せずにスキャニング、OCR処理により文字を透明に
    テキスト化した。
  • OCRは基本 “かけっぱなし“ で、顧客が要望された検索頻度の高い項目
    (目次、タイトルやキャプション)のみ誤認識文字を精査した。
〈効果〉
  • 透明テキスト化により、検索したい箇所がピンポイントで閲覧可能となった。
繊維メーカー様

周年記念アーカイブ

創立70周年にあたり歴史をアーカイブ

〈ニーズ〉
  • 70周年記念式典と併せ、会社の歴史に関係する資料、モノをすべてアーカイブする。
〈作業〉
  • 対象は書物、会議録、アルバム、LPレコード、マイクロフィルム、カセット、8㎜フィルムから創業者が愛用した鞄や傘、トロフィー、歴代の制服、掛け軸等々の立体物にまで及んだ。
  • 一部持ち運び不可能な立体物や装飾品は現地にて撮影又はスキャニングにて対処した。
〈効果〉
  • クライアントは情報拡散の防止から複数業者への分割発注は避けたいとの意向。
  • とくにマイクロフィルムには研究資料など貴重情報が収納されているので、すべて自社設備で対応が可能な企業に一括委託したく依頼できた。
  • 事前に電子化対象リストを作成し提出したことで、ダブリや残す必要のない資料も明確になり、結果として書庫の再整理という二次的効果を生んだ。
電力会社様

発電技術資料の電子化

図面を含めた多種多用の紙資料を電子化

〈ニーズ〉
  • 数部署で保管する技術資料を電子化し、自社の基幹システムにアップする。
〈作業〉
  • 対象はA4をはじめ、メモ書きや封筒からA0サイズ、写真等々、多種多様の書類が混在し、作業者を悩ませた。
  • 各部署担当者様によって要求仕様(ファイル名、フォルダ分割など)が異なり、統一した仕様に落とし込むのにかなりの打ち合わせと調整を要した。
〈効果〉
  • 基幹サーバーに電子化データがアップされた結果、各部署間の情報共有が
    可能となった。
アルミ関連メーカー様

倉庫保管過去図面の電子化

倉庫内の溜まった過去図面をすべて電子化

〈ニーズ〉
  • 働き方改革、災害(BCP)対策
〈作業〉
  • デジカメにて図面の保管倉庫内を撮影し、配置図とともにデジカメ画像を顧客に
    提出した。
  • その資料を基に電子化の要不要を打ち合わせ、最後にスキャニングする優先順位を
    決めた。
  • 検索ヒットを容易にするため、フォルダ分割とフォルダ名及びファイル名を詳細に
    打ち合わせた。
〈効果〉
  • 所在地の海抜は低く、津波発生による図面消失を危惧していた。
  • また、世間の働き方改革の機運から倉庫まで図面を探しに行く時間、手間については
    再三、会議でも問題視されていたとのことで、今回のデジタル化により一気に
    解決された。
  • 保存期限を過ぎた古い図面は顧客の要請で電子化後、溶解処理。その証明書を
    提出した。
電機メーカー様

修理依頼伝票の電子化

毎日発生する伝票を週単位で電子化

〈ニーズ〉
  • コンシューマ向け家電製品なので修理の問い合わせも多い。問い合わせが集中する直近の修理伝票を都度、電子化したい。
〈作業〉
  • 伝票を月単位で 引取→スキャニング→納品・返却 のサイクルで電子化することとなった。
  • 伝票それぞれに検索用として、3項目(伝票番号、修理番号、年月日)の属性を入力付加した。また、検索閲覧用には安価な市販ソフトを提供した。
  • 取引中の伝票に対する緊急の問い合わせには、スキャン画像をメール添付にして
    対応した。
  • 1年後には顧客も運用に慣れられた結果、自社の複合機でスキャンし、内製化された。
〈効果〉
  • 問い合わせに対して原票をひっくり返して探す必要がなくなった。
ゴム製品の製造装置メーカー様

成形・押出機に関する図面、資料の電子化

シャトルでデジタル化完了

〈ニーズ〉
  • 大判スキャナーを設置し、社員様が図面をスキャンしていたが素人なので追い
    つかない。
  • スキャンを専門業者に委託し、早くデータをシステムにアップしたい。
〈作業〉
  • 大判図面とA4技術資料をまずスキャニング。別途、所定のExcel表に属性を入力した。
  • スキャニングしたtifファイルとExcel表との間にハイパーリンクを設定した。
  • 約1カ月半ごとのペースで納品し、その際に次回分を引取るといったシャトル方式で作業を進めた。その結果、約2年半で資料倉庫は空となった。
〈効果〉
  • リンク設定されたtif画像とExcel表を自社のシステムにアップされ、時間待ちのストレスなしに運用することが可能となった。
装置部品メーカー様

新製品開発資料の保管

デジタルとアナログ(マイクロフィルム)の併用

〈ニーズ〉
  • 電子化により大切な開発資料の紛失や消失を防止したい。
  • 「働き方改革」の一つとして、電子化により探す手間をなくしたい。
〈作業〉
  • この会社には年配の方が多く、デジタル化には疑問視する声も強くて何度も会合を
    持った。
  • 最終、開発資料という重要面も考慮して、スキャニングによるデジタル化だけではなく永久保存用としてマイクロフィルムも提供することで落着いた。
〈効果〉
  • 検索閲覧は電子化データにより格段に能率がアップした。
  • マイクロフィルムも提供することで年配の管理者にも安心をもたらした。
総合建設業(ゼネコン)様

訴訟資料の電子化

訴訟資料の整理保管負担を軽減

〈ニーズ〉
  • 整理保管には管理部があたっているが負担が大きい。内容的にアルバイトには頼めないし、大サイズのスキャンは事務所の複合機では対応が無理。
  • 残業ゼロという目標も掲げているので、管理部社員の付帯業務はできるだけ軽減
    したい。
〈作業〉
  • スキャン画像を参照しながら別途、Excel表に訴訟件名や日付等々の属性を打ち込んだ。
  • PDF画像とExcel表とにハイパーリンクを設定。ワンクリック検索を可能とした。
〈効果〉
  • 管理部社員が本来の業務に専念できることとなった。
  • 社外秘で機密性の高い資料だけに、保管管理の面でもデジタル化して正解だった。
コンプレッサー製造会社様

製品カタログの電子化

冊子で残る古いカタログをスキャニング

〈ニーズ〉
  • 最近のカタログはデジタル化済みでwebにも展開しているが、古いタイプは冊子のまま残している。その部数も少なくなり、紛失のリスクもあるので電子化したい。
〈作業〉
  • 在庫が3部以上ある冊子は1冊の背を断裁してスキャニング、2部以下は断裁せずに製本のままスキャニング。
  • スキャニングはごく単純であったが、薄紙のカタログもあり、1枚ごと丁寧に
    スキャンした。
〈効果〉
  • 古い製品もPCで画像が閲覧できるようになり、特に営業部に効果を与えた。
  • 画像はPDFとjpegの両方を納めたことで将来のメディア展開にも準備が整った。
服飾専門学校様

マウントフィルムの電子化

スライド用のマウントをデジタル化

〈ニーズ〉
  • 授業で使ってきたマウントフィルムが年々、少しずつ行方不明になっている。
  • 古いフィルムは画像退色が進行している。今のうちに電子化したい。
〈作業〉
  • 専用のガイドにマウントフィルムをセットし、マウント付きのままスキャニング。
  • マウントに記された撮影年月日や氏名等の属性をファイル名として付与した。
〈効果〉
  • マウントのままでスキャニングしたので、剥がしによる破損や傷も生じなかった。
  • 電子化により検索が容易となり、イントラでの画像の共有も可能となった。
リフォーム設計施工会社様

紙図面を作図に利用

紙図面を画像化にてCAD作図の下絵に

〈ニーズ〉
  • 設計図面をスキャンした画像を下絵にして、社内でCAD化している。
  • CADオペは豊富にそろえているが、スキャンはA3以下しか処理できない。
〈作業〉
  • 解体不可な「観音製本」、その大判サイズに対応可能なスキャナーを設備している業者は稀で受注となった。
  • スキャン画像はPDF(主として検索閲覧用)とtif(主としてCAD用の下絵)の両方を納品した。
〈効果〉
  • 図面はキーワード検索により簡単に呼び出せるし、tif画像を下絵にすることでCAD化の能率と精度アップにつながった。
  • とくにCADオペレーターはわざわざ倉庫まで図面をとりに行く手間がなくなった。
衣料デザイン会社様

衣服の型紙をデジタル化

古い紙のままの型紙をPCで閲覧可能に

〈ニーズ〉
  • 流行は過去の流行を取入れるケースもあるし、復刻版ユニフォームの採用もあるので、クライアントの要望から昔の型紙をそのまま残している。
  • 紙なので紛れ込んだり紛失したりで保管整理が大変で、探し出すのに時間を
    要している。
〈作業〉
  • 型紙に記された製作NO.等をスキャン画像のファイル名として付与し、別途仕上がった服の写真や印刷物も画像化した。次に、服をクリックすればその型紙が、型紙をクリックすればその服を呼び出すという双方向の閲覧が可能な仕組みを提供した。
〈効果〉
  • 画面上で検索閲覧が可能となったことで、デザインや制作時間の削減につながった。
  • デジタル化により複数のスタッフが並行して同時に閲覧できるのでストレスが
    なくなった。
進学・入試情報サイトの運営会社様

過去入試問題集 電子化

学校別過去入試問題を用途別にスキャニング

〈ニーズ〉
  • 過去入試問題をWEB用、印刷用、画面表示用等の用途別に電子化したい。
〈作業〉
  • 縦長/横長、片面/両面など様々に印刷された問題集の仕様を用途別にパターン化。
  • 問題集の形状に合わせ、数パターンのスキャナー用マスクを作成し効率を図った。
〈効果〉
  • 従来まで、事務所の複合機にて事務員数名で内作していたため、大変な労力と時間を費やしていた。
電機部品の調達、販売の大手企業様

契約書の電子化

顧客に大きな効果をもたらす

〈ニーズ〉
  • 「働き方改革票」の取組みとして“探すムダ“を一掃したい。
  • 契約書は管理部で保管管理しているが、新規契約や更新時には各担当者は必ず過去の類似契約や更新前の契約書を都度、閲覧しひな形にする。
    そのため、紙のままでは契約書の貸出先等の管理に手間と負担がかかる。
〈作業〉
  • スキャニングした画像には顧客からの要望に沿い、契約番号、日付、契約名をキーワードとして付与した。
  • 売買契約書や取引契約書等々、すべての契約書を電子化した。
〈効果〉
  • 過去契約書はPCにより簡単に検索・閲覧が可能となり、管理部だけでなく各担当者にも想像以上の効果をもたらした。
  • 紙の時は稀に契約書の行方不明も発生し、管理部は常に神経を使っていた。
  • 近い将来、電子契約システムに換える計画である。そのためには、先ず紙の契約書を電子化しておく必要がある。
    ※また電子契約システムにより収入印紙が不要になることも大きなコスト削減につながると期待している。
通信情報配信会社様

世界各国の国歌を再生

クシャクシャのテープを再生して電子化

〈ニーズ〉
  • 各国国歌を収録した古いテープ(オープンリール)が経時劣化により酢酸、カビが発生しクシャクシャで再生できない。
  • 100%は望まないがデジタル化により音を再生したい。
〈作業〉
  • いわゆるビネガーシンドローム現象の発生。まず、テープをリールより外して作業により丁寧にクリーニングした。(カビ除去)
  • クリーニング後、再生音を確認してCDにダビング。
  • クリーニング処理した後のテープにはカビ等が微量に残っている可能性もあり、CDのみの利用を勧めた。
〈効果〉
  • 半ば諦めておられたが想像以上の音が再生できたので満足された。
  • クリーニングした後のテープは用済みとのことで、お客様にて廃棄された。
病院様

手術記録のテープのダビング

ミニDVカセットをDVDに変換

〈ニーズ〉
  • 少し前までは手術の録画はミニDVカセットに記録していたが、今では再生ができない。
  • 手術という特に機微な個人情報のため、セキュリティのしっかりした業者に
    お願いしたい。
〈作業〉
  • ミニDVカセットは90年代終盤~2000年台前半に普及したビデオテープ。
    現在ではほとんど使われず、再生用のデッキも店頭から姿を消した。
  • コンバーターにてデジタルに変換した動画をDVDにダビングした。
〈効果〉
  • テープは使用ごとに摩耗して画像も劣化するため、デジタル化により防止できた。
  • 一昔前の手術録画はほとんどミニDVカセットだったので、そのテープが再生可能と
    なった。
自動車ディーラー様

店舗図面の集約

各店舗の建築図面を電子化で一括管理に

〈ニーズ〉
  • 各店舗の設計図面は本店で一括管理しているが、店舗の数も多く紙図面なので本店と店舗間は郵送や部分的に分割してFAXに頼っている。
  • ロスタイムを解消し図面の整理を合理化したい。
〈作業〉
  • 図面の電子化により専用回線やメールにての配信で対処することを提案、
    受理いただいた。
  • スキャンが増加したファイルに、社員が一番よく使う属性(図面番号、図面名)を
    命名した。
〈効果〉
  • 紙図面を探して封入郵送する手間は本店・店舗共に負担が大きかったので、
    電子化により解消された。
電力会社様

顧客満足度アンケート入力

結果の入力から集計表とグラフを作成

〈ニーズ〉
  • 顧客満足度CSのアンケート調査結果の集計を元に、今後の営業戦略の資料としたい。
〈作業〉
  • 入力精度を上げるため、画面入力用にアンケート用紙をプログラミングして
    吸い上げた。
  • ミス防止プログラムを当てはめた各セルに対し、ツータッチ連想方式にて
    エントリーした。
〈効果〉
  • 入力結果の集計表だけではなく、ヒストグラムや円グラフ、棒グラフも作成し、顧客がより視覚的に判断できるよう講じた。
中堅のゼネコン様

建築図面の電子化相見積

業者選択はマイクロフィルムの自前処理が可能なこと

〈ニーズ〉
  • 古い図面等は社屋と離れたプレハブ倉庫に置いているので消失や盗難のリスクもある。
  • また、必要な時は倉庫まで行かねばならず、大変不便なため電子化で解決を図りたい。
  • 見積はもう1社との相見積にする。なお電子化が済めば古い図面は廃棄したい。
〈作業〉
  • デジカメとスケールにより倉庫内を下見調査のうえ、提案書と概算見積りを提出した。
  • 落札理由はマイクロフィルム対応が起因とのこと。
    1)各種マイクロフィルムもかなり混在しているので、それもデジタル化して欲しい。
    2)とくに大切な資料はマイクロフィルムも新たに作成したい。
  • 2)については、自前処理が可能な業者が前提条件で絞られたとのこと。
〈効果〉
  • 段ボール内には一部、湿気による悪臭やカビの発生も見られ、電子化のタイミングとしてはこれ以上遅いと手遅れになる可能性もあった。
  • フィッシュのような古いマイクロフィルムも電子化できたのには顧客も想定外であったようだ。
町内自治会様

和紙の手作り地図を電子化

大昔の町内の土地所有者区分地図をスキャニング

〈ニーズ〉
  • 地図は自治会室の金庫にて大切に保管しているが、大昔の和紙なので劣化も
    進んでいる。
  • 閲覧することもあるので電子化したいが、地元の印刷会社からはお断わりされた。
  • もし、電子化できれば地図原本は金庫に入れたままにしておきたい。
〈作業〉
  • 地図は薄紙でサイズもかなり大きくて取り扱いには大変神経をすり減らした。
  • 薄い和紙の地肌をも再現するのに高精度スキャンにて何回ものテストを余儀なく
    された。
〈効果〉
  • 町にとってはお金に代えられない大切な財産なので、電子化により地図を金庫に入れたまま保管できることで安心をもたらした。
  • 町民からの閲覧依頼にも原本を保管のまま、自治会のPCで対応可能となった。
私立高校・中学校様

学籍簿、卒業アルバムの電子化

学校創立以来の学籍簿、アルバムを電子化

〈ニーズ〉
  • 約60年間にわたる学籍簿(指導要領)と卒業アルバムを電子化したい。
  • 膨大な学籍簿から探す手間は職員の負担であり、電子化により解消したい。
  • 災害によるBCP対策の面からも電子化しておきたい。
〈作業〉
  • 卒業アルバムはアーカイブの雰囲気を出すため、オーバーヘッドスキャンにて
    対処した。
  • 学籍簿(指導要領)は約10年分単位で電子化、属性(学生番号、氏名、卒業年度)を
    付与した。
  • 長年にわたる保管倉庫にはネズミやゴキブリの糞がいっぱいで苦心した。
〈効果〉
  • 卒業アルバムは創立記念日や同窓会にて卒業生等にDVDをプレゼント。
  • 学籍簿(指導要領)は電子化した結果、職員の手で簡単に検索、プリントが可能と
    なった。
〈メモ〉
  • 学籍簿(指導要領)はその学校が続く限り増え続けていくので、その保管には各校とも悩んでおられます。学生数が多く歴史が古い学校ほどその悩みは顕著です。
  • 電子化を終えた学校もありますが、まだまだ全体的には紙のまま置かれている学校が多いのが現状です。特に高校、中学といったところはその傾向が強いかと思います。
生命保険会社様

生保入院給付金医療証明書 電子化

入力(データエントリー)とスキャンのコラボ

〈ニーズ〉
  • 膨大な紙の証明書をデータ化し、そのデータを自社の顧客DBに吸い上げたい。
〈作業〉
  • 保険会社所定の証明書フォームに被保険者(入院患者)の氏名や年齢から、病院名、病名、症状、入院期間等々…入力項目は多義にわたった。
  • この手の入力は正確さと速さが要求されるため、ツータッチ連想入力が効果的で
    あった。
  • 入力オペを困らせたのは医師独特の筆跡と専門用語、殆どの医師は個性的な字を書かれ、その判読にエネルギーを費やした。
〈効果〉
  • 給付記録データを吸い上げることで、保険会社のDBシステムの完成度はより
    アップした。
  • 証明書の原簿をスキャンした画像データも併せて納品した。このことで、閲覧にあたり現物の証明書の確認も容易となった。
自治体国民健康保険課様、民間の健康保険組合様、病院付属の健康管理センター様 等々

特定検診結果のデータエントリー

ツータッチ連想方式で正確に早く入力

〈ニーズ〉
  • 特定検診及び問診票は一時期に集中し、しかも受信者は相当数に上がるため、まずはその健診結果の入力に対応できる規模とスピードを兼ね備えた業者に絞られる。
  • 人の身体に関する重要な個人情報なので、納期対応だけではなく正確さも必要と
    される。
〈作業〉
  • 健診票のフォームを画面に取り込み、そのフォームに従ってプログラミングする。記載ミスや入力ミスがあれば、そのプログラムにより自動的にはじき出される。
  • 各受診者の結果票のスキャン画像を見ながらオペレーターはエントリーしていく。
  • この場合、一般オフィスでの入力方法ではとても納期、正確さの両面で限界がある。
    専用機であるツータッチ連想方式で、しかもベリファイにより初めて対応が可能
    となる。
〈効果〉
  • 弊社及びグループ会社と合わせて連想入力機を数百台保有しているので、時期的に集中する健康診断にも対応できている。
学術・開発研究機関様

研究資料の電子化

コロナ禍、テレワーク向けに資料を電子化

〈ニーズ〉
  • 緊急事態宣言が発令される前にテレワーク、テレビ会議に踏み切りたい。そのためにアナログの研究資料をすべて短期間のうちにデジタル化し、サーバーにアップしたい。
  • 対象媒体は紙資料から8/16㎜テレシネ、35㎜ネガ、マイクロフィルム、ベータ等々、多義にわたるため、すべてのメディアに対応可能な業者に絞りたい。
〈作業〉
  • タイトな納期にて作業は困難を極めたが、それよりもお客様が急なテレワーク移行に対する準備や体制が整わないままスタートされたため、より混乱を招いた。
  • ようやく納品にこぎつけた際、顧客からの情報をもとに電子化データをフォルダ階層でわかりやすく整理し、かつフォルダ名、ファイル名、およびその概要等をExcelにてリスト化した。
〈効果〉
  • 開始当初の混乱が嘘のように今では整然と運用できている。
  • 今後はテレワークをより推し進めるため、研究資料の範囲だけでなく事務部門の書類も電子化する計画とのこと。

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